ビジネスメールでの日程の承諾と返信マナー完全ガイド

2025年7月3日

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ビジネスシーンでは、日程調整に関するやり取りが頻繁に発生します。特に、相手から提示された日程に対して承諾の意志を返信する際には、失礼のない表現を使うことが求められます。ビジネスメール日程承諾返信では、単に「大丈夫です」と返すのではなく、相手との関係性や場面に応じた適切な敬語や配慮ある言葉選びが重要です。本記事では、承諾の返信にふさわしい表現例や、社内・社外での使い分け、返信時の注意点などを詳しくご紹介します。円滑なコミュニケーションを支えるための参考にしてください。

この記事のポイント！

承諾返信に適した丁寧な言い回し
社内外での表現の使い分け方
日程調整メールの具体的な返信例
返信時のマナーと注意点

ビジネスメール日程承諾返信の基本とマナーを押さえる

ビジネスメール日程調整返信大丈夫は本当にOKか？

「大丈夫です」という表現は、日程調整において日常的に使われがちですが、ビジネスメールでは注意が必要です。「大丈夫」という語は親しみやすい反面、敬意の度合いが曖昧であるため、フォーマルな場面では不適切に受け取られることがあります【1】。

例えば、社内の同僚とのやり取りであれば「〇月〇日で大丈夫です」といった表現も容認されます。しかし、社外の取引先や目上の方に対しては、「〇月〇日で問題ございません」や「〇月〇日で承知いたしました」と言い換えることで、より丁寧で信頼感のある印象を与えることができます。

このように、文面の丁寧さは相手との関係性に応じて調整することが重要です。「大丈夫」という言葉の使用は状況に応じて慎重に行いましょう。

相手	適切な表現例	避けたい表現
社内の同僚	〇月〇日で問題ありません	〇月〇日でOKです
上司	〇月〇日で承知しました／かしこまりました	大丈夫です
社外の取引先	〇月〇日で問題ございません	大丈夫です

表現の使い分け（相手別）

ビジネスメール日程承諾お礼を入れるべき理由

ビジネスメールで日程を承諾する際には、一言お礼を添えることで相手への敬意と配慮が伝わります。単に「承知しました」と述べるよりも、丁寧で印象のよい対応になります。

例えば、以下のような表現が挙げられます：

「日程のご調整ありがとうございます。〇月〇日で承知いたしました。」
「ご多用の中、日程をご調整いただきありがとうございます。当日はよろしくお願いいたします。」
「お時間のご都合を合わせていただき感謝申し上げます。〇月〇日にお伺いさせていただきます。」

このような言葉のやり取りが積み重なることで、良好なビジネス関係の構築にもつながります。特に社外とのやり取りでは、こうした細かな表現が信頼感を高める要素となります。

よく使われる承諾返信テンプレートと例文

テンプレートを用意しておくことで、返信に迷う時間を減らすことができます。以下に社内向け・社外向けの例文を複数記載します。

【社外向け】
件名：〇月〇日の打ち合わせについて

〇〇株式会社　〇〇様
いつもお世話になっております。
ご提案いただいた〇月〇日〇時の件、承知いたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

件名：〇月〇日のご面談日程について

〇〇株式会社　〇〇様
お世話になっております。
ご連絡いただきました〇月〇日〇時の件、問題ございません。
当日はよろしくお願い申し上げます。

【社内向け】
件名：会議日程の件

お疲れ様です。
ご連絡いただいた〇月〇日〇時の会議、問題ありません。
よろしくお願いいたします。

件名：面談スケジュールのご確認

〇〇さん
お疲れ様です。
ご提示いただいた日程の中で、〇月〇日〇時が都合良いため、そちらでお願いします。
よろしくお願いいたします。

このように具体的な文面を事前に用意しておくと、状況に応じて迅速に返信でき、信頼の構築にも役立ちます。

用途	件名例	本文例（冒頭＋承諾部分）
社外・打ち合わせ	〇月〇日の打ち合わせについて	ご提案いただいた日程、承知いたしました
社外・面談	〇月〇日のご面談について	ご連絡いただいた日程で問題ございません
社内・会議	会議日程の件	〇月〇日の会議、問題ありません
社内・面談	面談スケジュールのご確認	ご提示いただいた中で、〇日が都合よいです

用途別テンプレート一覧

ビジネスメール日程承諾返信を状況別に使いこなす

ビジネスメール日程承諾返信社外への注意点と例文

社外への返信では、表現の丁寧さと文章構成の明確さが特に重要です。相手との信頼関係を築くためには、端的でありながらも礼儀を欠かさない文面が求められます。

たとえば、以下のような例文が適しています：

「日程のご調整ありがとうございます。〇月〇日〇時で承知いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」
「ご案内いただきありがとうございます。〇月〇日〇時にて承知いたしました。引き続きよろしくお願いいたします。」
「お世話になっております。ご連絡いただきました〇月〇日の件、問題ございません。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」

口語や省略表現を避けるとともに、「大丈夫です」などのカジュアルな表現は適切な敬語に置き換えることが大切です【1】。

社内向け返信との違いと気をつける表現

前述の通り、社内と社外ではメールのトーンが異なります。社内ではある程度フランクなやり取りも可能ですが、それでも最低限の丁寧さは維持する必要があります。

例えば、「〇日でOKです」は避け、「〇日で問題ありません」や「承知しました」などの表現を選ぶと、くだけすぎず好印象です。

また、上司への返信では敬語の使い方に注意し、「承知いたしました」「かしこまりました」などを使うことで、上下関係を適切に表現できます。

表現内容	社内向け	社外向け
承諾の伝え方	承知しました／了解です	承知いたしました／かしこまりました
日程の確定伝達	問題ありません	問題ございません
締めの言葉	よろしくお願いします	どうぞよろしくお願いいたします

社内・社外の敬語比較表

日程変更の依頼があった場合の返信方法

日程変更を依頼された際には、まずその変更に対する受け入れの姿勢を示すことが重要です。たとえば「日程変更の件、承知いたしました。〇月〇日〇時にて問題ございません」と丁寧に応じると、相手への配慮が伝わります。

都合が合わない場合には、「申し訳ありませんが、〇月〇日は予定が入っております。他の日程をご提示いただけますと幸いです」といった柔らかい言い回しで伝えるようにしましょう。

複数候補から選ぶときのスマートな返信例

複数の日程候補を提示された場合は、希望する日時を明確に示すことが大切です。「ご提示いただいた日程のうち、〇月〇日が都合がつきますので、そちらでお願いいたします」といった具体的な返答が望まれます。

すべての候補が可能な場合は、「どの日程でも対応可能です。ご都合のよい日をお知らせいただければ幸いです」と、相手の都合を優先する姿勢を見せるのが効果的です。

返信が遅れたときのフォローと挽回の言い回し

返信が遅れてしまった場合には、まず詫びる一文を冒頭に添えることが基本です。「ご返信が遅くなり申し訳ございません」と述べたうえで、用件に応じた返信を行います。

たとえば、「〇月〇日で承知いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします」のように、承諾の意思と挨拶を明記すると、誠実な印象になります。

詳細な理由までは不要ですが、遅れを放置しない姿勢を示すことが信頼回復につながります。

オンライン会議・対面会議で使い分ける返信内容

会議の形式に応じた表現の使い分けも重要です。オンライン会議の場合、「当日はZoomにて参加予定です。URLのご送付をお願いいたします」といった補足があると親切です。

対面であれば、「当日は〇〇社にお伺いしますので、よろしくお願いいたします」と訪問の意思を明示することで、相手の受け入れ準備もスムーズになります。

このように、状況に応じた情報提供がビジネスマナーの一環といえます。

英語での承諾返信をする際の基本表現と例文

英語で承諾返信を行う際は、定型表現を押さえておくと安心です。基本的には、感謝・日程確認・挨拶の順で構成するのが一般的です。

【例文】
Subject: Confirmation of Meeting Schedule

Dear Mr./Ms. Smith,

Thank you for your email. I would like to confirm our meeting on July 15th at 10:00 AM.
Looking forward to speaking with you.

Best regards,
Taro Yamada

相手が海外の顧客や上司であっても、構成を守れば誤解のない伝達が可能です。

よくある質問（Q&A）

日程を承諾するメールに返信不要な場合もありますか？: 相手が「返信不要」と明記している場合は返信不要ですが、基本的には一言でも返信するのがマナーです。
「了解しました」と「承知しました」はどう違うのですか？: 「了解しました」は目上の人に対しては不適切とされることが多く、「承知しました」「承知いたしました」が無難です。
ビジネスメールで「OKです」と書くのはNGですか？: 社内のカジュアルなやり取りでは使われることもありますが、社外や上司には避けるべき表現です。
日程調整メールに返信が遅れたときはどうすればよいですか？: お詫びの一文を添えつつ、返信が遅れた理由を簡潔に述べ、現在の状況を明確に伝えるのが望ましいです。
候補日をすべて断る場合、どう書けば失礼になりませんか？: 「あいにくご提示いただいた日程はすべて難しい状況です。恐縮ですが、他の日程をご提案いただけますでしょうか」と丁寧に伝えましょう。
日程調整に使えるおすすめのツールはありますか？: Googleカレンダー、Calendly、TimeRexなどが便利です。リンク共有型でやり取りを簡素化できます。
承諾の返信に自分から電話番号や会場URLを記載しても良いですか？: 相手にとって必要な情報であれば記載して構いません。ただし、相手が主催者であれば、確認の形で添えると丁寧です。
日程の再調整をお願いしたいときの切り出し方は？: 「恐れ入りますが」「恐縮ですが」などのクッション言葉を使い、「日程の再調整をお願いできますでしょうか」と丁寧に伝えましょう。