ビジネスメールで2回目以降に名前をどう書くか徹底解説

2025年5月28日

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ビジネスメールのやり取りが続く中で、2回目以降の名前の扱いに戸惑うことは少なくありません。初回の丁寧な挨拶や署名に比べ、繰り返しのやり取りでは書き方のバランスが難しくなります。相手との関係性を保ちつつ、失礼にならない表現を選ぶには、基本的なマナーと適切な判断が必要です。この記事では、2回目以降のビジネスメールの名前の扱い方に焦点を当て、敬称の使い方や署名の有無、文面の工夫など、実践的に役立つポイントを詳しく解説します。相手に好印象を与えながら、信頼関係を築くための参考になれば幸いです。

この記事のポイント！

2回目以降のビジネスメールでの名前の正しい書き方
敬称や役職名の適切な使い分け方
書き出しや署名の使い方とマナー
名前の省略・繰り返しの判断基準

ビジネスメール 2回目以降名前に悩む理由と基本マナー

なぜビジネスメールで名前の使い方に悩むのか

ビジネスメールにおいて、名前の使い方は想像以上に重要なポイントです。特に2回目以降のやり取りになると、名前の表記や敬称をどう扱うべきか迷う場面が増えてきます。

これは、初回メールでは定型的なやり取りで済んでも、2回目以降は相手との関係性が少しずつ変化していくためです。その中で、相手に対して適切な距離感を保ちながら、丁寧さや礼儀を失わない表現が求められます。

実際に、日本語ビジネスメールの研究では、名前や敬称の使い方が相手との関係維持において極めて重要であると指摘されています【1】。

2回目のメールで名前をどう扱うべきか

2回目以降のメールでは、相手の名前をどのように記載するかが、丁寧さを保つ鍵になります。

初回のメールで「株式会社〇〇の山田様」と送っていた場合、2回目以降も同様の表記で継続するのが基本です。急に表記を変えたり省略すると、軽視されていると感じさせてしまう可能性もあるため注意が必要です。

また、ビジネスの文脈に応じて敬称を使い分ける柔軟さも求められます【1】。

表記例	使用可否	解説
山田様	○	基本的な敬称
山田さん	△	社内では許容されるが社外では避けるべき
部長山田様	○	正しい敬称付き役職表記
山田部長様	×	役職と敬称の重複で誤用
山田部長	△	社内では使われるが社外では「様」が必要

「相手の名前を呼ぶときの敬称・表記のルール」

ビジネスメール 2回目書き出しのポイントと注意点

2回目のビジネスメールの書き出しでは、初回とまったく同じ挨拶を繰り返すのは避けたいところです。繰り返し同じフレーズを使うと、機械的で事務的な印象を与えてしまいます。

「お世話になっております。」のような決まり文句は、相手に配慮しつつもバリエーションを加えることが望ましいとされています【1】。

先日はご丁寧なご返信をいただき、ありがとうございました
昨日は迅速なご対応、誠に感謝申し上げます
前回の件につきまして、改めてご連絡いたします
お忙しい中、再度ご確認いただきありがとうございます
先日のご案内について、ご不明点はございませんでしょうか

ビジネスメール 3回目書き出しで印象を損なわない方法

3回目のメールでは、やり取りが日常的になってきた頃合いです。しかし、その分、慣れが原因で礼儀が崩れがちになるタイミングでもあります。

このときは、感謝や配慮を伝える一言を加えると好印象です。「いつも迅速なご対応、誠にありがとうございます。」などの柔らかい言い回しが効果的です。

いつもご丁寧な対応をいただき、誠にありがとうございます
継続してご対応いただき、大変助かっております
毎回迅速にご連絡をいただき、感謝しております
ご配慮いただき、心よりお礼申し上げます
引き続き、何卒よろしくお願いいたします

ビジネスメール 2回目以降署名の有無はどう判断する？

ビジネスメールの署名は、毎回つけるべきか悩む方も多いですが、基本的には2回目以降もつけておくのが無難です。

特に社外メールでは、連絡先情報を明記することで相手の手間を省け、丁寧な印象も与えられます。岡本剛氏の資料によると、署名を略す場合でも内容や頻度に応じて判断すべきとされています【2】。

一方で、2回目以降の返信メールの場合は、メールの流れがすでに継続しているため、会社名・部署・住所などを省略した簡略署名にするのも問題ありません。署名をすべて繰り返すと冗長な印象を与えてしまう場合があるため、必要最低限の情報にとどめるのがスマートです。

また、新規作成メールには自動で署名を挿入する設定を利用しておくと、署名忘れを防げるだけでなく、情報の統一感も保ちやすくなるためおすすめです。

メールの種類	署名の有無	理由・備考
新規の社外メール	必要（フル署名）	初対面または正式な文面のため丁寧さが求められる
社内メール（初回）	必要（簡略署名でも可）	相手に部署や連絡先を示すため
社外への返信メール	簡略署名も可	文脈が継続している場合は簡潔でも問題なし
社内での複数回返信	署名不要または簡略署名	やり取りの連続性があるため略式でも支障がない

「ビジネスメール 2回目以降署名の有無はどう判断する？」

名前の省略・繰り返しに関するマナーと例外

名前を繰り返すのは手間に感じられることもありますが、相手に配慮した書き方とされ、重要なマナーの一つです。

ただし、1通のメールの中で何度も同じ名前を記載する必要はありません。冒頭での使用を丁寧に行い、その後は適宜代名詞で置き換えることで、自然な流れを保てます。

山田様、先日は貴重なお時間をいただきありがとうございました
田中様、ご確認いただけますと幸いです
鈴木様、引き続きよろしくお願いいたします
ご返信いただけますと助かります（以降は名前を省略）
こちらの件につきましてもご確認ください（代名詞使用）

相手の名前を呼ぶときの敬称・表記のルール

敬称は「様」を基本としつつ、相手の役職がある場合には「部長山田様」のように役職を名前の前に置く形で使います。「○○部長様」というように敬称を重複させる書き方は誤用です。

メール教育の研究でも、敬称の使い方は日本語習得者にとって難易度が高いとされており、意識的に正しい表記を選ぶことが重要とされています【1】。

ビジネスメール 2回目以降名前の使い方で印象が決まる

関係性に応じた名前の使い分けとは

やり取りが増えるほど、関係性に応じて名前の表記も調整が必要になります。最初は「株式会社〇〇営業部山田様」とフルで書くのが望ましく、徐々に「山田様」のみでも失礼にあたらなくなってきます。

相手の返信文から距離感を読み取り、同様のトーンで対応することで、自然な関係が築けます。

社内と社外で異なる名前表記の考え方

社内では「○○さん」といったフランクな表現も使われることが多いですが、社外では一貫して「様」づけが無難です。また、自社の社員については「弊社の○○」と書くのがビジネスマナーとされています【2】。

この違いを理解し、場面に応じた表記を心がけましょう。

項目	社内メールの表記例	社外メールの表記例
敬称の使い方	〇〇さん	〇〇様
自社の社員の呼び方	田中（呼び捨て可）	弊社の田中
相手の呼び方	相手の名前＋さん	相手の名前＋様
表現の丁寧さ	ややカジュアルでも可	丁寧でフォーマルな文面が望ましい