ビジネスのやりとりにおいて、相手の意図がわからないときに「どういう意味ですか」と尋ねたくなる場面は少なくありません。しかし、ビジネスメールでそのまま表現してしまうと、受け手に冷たい印象を与えてしまうことがあります。やり取りの中で丁寧さや配慮を保ちながら、相手の意図を正確に確認するには、適切な言い回しや表現の工夫が欠かせません。この記事では、「どういう意味ですかと聞きたい時のビジネスメール」で悩んだときに役立つ、丁寧で失礼にならない表現方法や具体例を紹介します。やわらかく伝える工夫を知ることで、円滑なコミュニケーションと信頼関係の構築につなげていきましょう。
- 「どういう意味ですか」を丁寧に伝える方法
- ビジネスメールで使える適切な言い換え表現
- 相手に配慮したメール文の書き方
- 失礼にならない確認や質問の伝え方
「どういう意味ですか ビジネスメール」は失礼？正しく伝えるには
なぜ「どういう意味ですか」は注意が必要なのか
ビジネスメールで「どういう意味ですか」と尋ねるのは、時に相手に対して強く、冷たい印象を与えることがあります。言葉の選び方ひとつで人間関係を左右するビジネスの場では、慎重に使うべき表現です。
『ビジネスメールにおける日本語の対人配慮の示し方』では、依頼や確認といった行為を行う際に、言い回しによって相手への配慮の度合いが大きく異なることが示されています【1】。そのため、丁寧で間接的な表現を使うことが望まれます。
直接的すぎる表現を避け、丁寧に確認する姿勢が信頼関係の構築にもつながります。
相手に配慮した聞き方の基本マナー
相手に何かを尋ねる場合、「確認」「補足」「ご教示」などの語を用いると、柔らかく配慮ある印象を与えることができます。
- 恐れ入りますが、○○の件について補足いただけますと幸いです。
- 念のための確認となりますが、□□という理解でよろしいでしょうか。
- 差し支えなければ、もう少し詳しくご説明いただけますでしょうか。
- お忙しいところ恐縮ですが、関連する背景についても教えていただけますか。
李婷（2023）の研究では、こうした前置きやメタ表現が敬意や配慮の伝達に効果的であることが実証されています【2】。
| 状況 | 丁寧な表現例 |
|---|---|
| 意図の確認 | 恐れ入りますが、○○について補足いただけますか |
| 内容の再確認 | 念のための確認となりますが、□□という理解でよろしいでしょうか |
| 詳細の依頼 | 差し支えなければ、詳しくご説明いただけますか |
クッション言葉を使った柔らかい表現
「恐れ入りますが」「お手数ですが」などのクッション言葉は、文章全体を柔らかくし、相手への印象を良くします。これは『ビジネスメールにおける日本語の対人配慮の示し方』でも紹介されています【1】。
- 恐れ入りますが、先ほどのご説明について再度ご確認いただけますでしょうか。
- お手数ですが、こちらの資料について補足情報をお伺いできますか。
- ご多用のところ恐縮ですが、○○の件についてご教示願えますと幸いです。
- 差し支えなければ、○○の背景についてもご共有いただけますでしょうか。
わずかな言葉の工夫で印象が大きく変わるため、日頃から意識して取り入れることが重要です。
上司や取引先に使える丁寧な確認フレーズ
上司や取引先に対して疑問を表す際には、一層の丁寧さが求められます。「ご教示いただけますと幸いです」「念のため確認させていただけますでしょうか」などの表現は、敬意を持って伝える際に有効です。
- ご多忙のところ恐縮ですが、○○のご意図について確認させていただけますか。
- 恐れ入りますが、○○に関するご判断の背景を教えていただけると幸いです。
- 念のため、○○の進行スケジュールについて再確認させていただいてもよろしいでしょうか。
『ビジネス日本語における依頼表現について』でも、社外への依頼はより丁寧な敬語が必要とされています【3】。
| 相手の立場 | 推奨される表現 |
|---|---|
| 上司 | 念のため確認させていただけますか |
| 取引先 | ご教示いただけますと幸いです |
| どちらにも使える | ご意図について確認させていただけますか |
「どういう意味ですか ビジネスメール」の伝え方と応用例
誤解を避けるための確認メール例文
曖昧な指示や情報を受け取った際には、誤解を避けるために確認メールを送ることが大切です。
件名：ご指示内容についての確認
○○様
いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。
先ほど頂いたご指示について、念のため確認させていただきたくご連絡いたしました。
「○○」の部分については、「□□」という理解で相違ないか、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
件名：○○に関するご確認のお願い
○○様
お世話になっております。○○株式会社の△△です。
先日のメールに記載いただいた○○の件につきまして、理解に相違がないかを確認したくご連絡差し上げました。
当方の理解では「△△」との解釈ですが、この内容で進めてよろしいでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
明確性と丁寧さの両立が、円滑なやりとりの鍵です。
シーン別：言い回しの使い分けポイント
相手との関係や場面に応じて、適切な表現を使い分けることが求められます。『社会的状況に基づいた日本語ビジネスメールコーパスの構築』によると、役割ごとの言語使用に違いが見られるとされています【4】。
- 初対面・取引先：ご教示いただけますと幸いです／○○についてご意見を賜れますでしょうか
- 社内上司：念のため確認させていただけますか／ご判断の背景をお伺いできますか
- 同僚・部下：もう少し詳しく教えてもらえる？／○○ってどういうことだったっけ？
相手との関係性を意識した言葉選びが信頼構築につながります。
「どういうことでしょうか」の自然な表現に言い換えるには
「どういうことでしょうか」は一見丁寧に聞こえますが、状況によっては強く響くこともあります。そのため、柔らかい言い換え表現が有効です。
例：
- 具体的にはどのような対応を想定されていますか？
- ○○の件、少し補足いただけますと助かります。
- 私の理解が及んでいない部分があり、補足いただけると幸いです。
茅桂英の研究でも、「〜ていただけますでしょうか」などの間接的な依頼形式が最も丁寧であるとされています【3】。
ありがちなNG例と印象を和らげる改善法
「それ、どういう意味ですか？」などの直接的な表現は避けるべきです。代わりに、相手に配慮した柔らかい表現を使いましょう。
ありがちなNG例：
- それ、どういう意味ですか？
- 意味がわかりません
- 説明が不十分です
- 何が言いたいのか理解できません
改善例：
- 恐れ入りますが、もう少し詳しくご説明いただけますでしょうか。
- 念のため、こちらの意図をご確認させていただければと思います。
- お手数ですが、補足いただけると幸いです。
- もし差し支えなければ、背景についても教えていただけますか。
一歩引いた言い回しが対話を円滑にします。
| NG表現 | 印象 | 改善例 |
|---|---|---|
| それ、どういう意味ですか？ | 責める印象が強い | 恐れ入りますが、詳しくご説明いただけますか |
| 意味がわかりません | 投げやり | お手数ですが、補足いただけると助かります |
| 説明が不十分です | 攻撃的 | 念のため、もう少しご説明いただければ幸いです |
「分からないので教えてください ビジネスメール」はどう書く？
「分からないので教えてください」という表現は、カジュアルな場面では通じますが、ビジネスメールでは直接的すぎて配慮に欠ける印象を与えることがあります。相手に敬意を示しながら、自分の理解不足を丁寧に伝える言い回しに言い換えるのが望ましいです。
- 恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。
- お手数をおかけしますが、補足いただけますでしょうか。
- 私の理解が及ばず恐縮ですが、ご説明いただけますか。
- 差し支えなければ、詳しくお聞かせいただけますと助かります。
これらの表現は、自分の非を認めつつ、丁寧な依頼として相手に伝えることができるため、ビジネスメールにおいて信頼を損なわずに疑問を解消するのに役立ちます。
「どういう意味ですか ビジネスメール 英語」での丁寧な言い方
英語で「どういう意味ですか」と尋ねる際、”What do you mean?” は直接的すぎることがあります。
以下のような丁寧な英語表現を使うと効果的です：
- Could you clarify what you meant?
- Would you mind elaborating a bit more?
- Just to make sure I understand correctly, could you please explain this part again?
- May I ask you to elaborate a little further on your previous point?
- Could you let me know what exactly you were referring to in that context?
文化的配慮も含めた表現選びが信頼構築に貢献します。
「どういう意味ですか」と聞きたい時のビジネスメール例文と言い換え まとめ
- 「どういう意味ですか」はビジネスメールでは冷たく聞こえるため注意が必要
- 丁寧で間接的な言い回しが相手への配慮を示す
- 「確認」「補足」「ご教示」などの語を使うと柔らかい印象になる
- クッション言葉を使うことで丁寧さと配慮を表現できる
- 上司や取引先にはより丁寧な敬語表現を選ぶ必要がある
- 確認メールは明確かつ丁寧に内容を整理することが重要
- シーン別に表現を使い分けることで誤解を防げる
- 「どういうことでしょうか」も状況次第で強く響くため言い換えが望ましい
- 直接的な表現は避け、柔らかい言い回しで印象を和らげる
- 英語でもクッション付きの丁寧表現が信頼関係の構築に効果的
参考文献
【1】ビジネスメールにおける日本語の対人配慮の示し方
（https://ci.nii.ac.jp/naid/40022083749）
【2】李 婷（2023）『ビジネスメールにおけるメタ言語表現から読み取れる待遇意識』（https://ci.nii.ac.jp/naid/500001369244）
【3】茅桂英『ビジネス日本語における依頼表現について』
（https://ci.nii.ac.jp/naid/40021790731）
【4】社会的状況に基づいた日本語ビジネスメールコーパスの構築
（https://ci.nii.ac.jp/naid/500001445712）
