「急な連絡で申し訳ありません」と伝えたい時のビジネスメール例文

2025年5月27日

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ビジネスシーンでは、突然の連絡が避けられない場面も少なくありません。そんなときに相手への配慮を込めて使われるのが、「急な連絡で申し訳ありません」という一文です。この表現は便利である一方、使い方を誤ると丁寧さを欠いた印象を与えてしまうこともあります。この記事では、「急な連絡で申し訳ありませんと伝えたい時のビジネスメール」の正しい使い方や適切な言い換え、具体的な例文などを交えながら、相手に失礼のない連絡文を作成するためのポイントをわかりやすく解説します。

この記事のポイント！

丁寧で適切な「急な連絡で申し訳ありません」の使い方
相手や状況に応じた言い換え表現の選び方
ビジネスメールにおける失礼にならない文面の構成
効果的な件名や送信タイミングのマナー

「急な連絡で申し訳ありませんビジネスメール」の正しい使い方とは

このフレーズの意味と使うべきシーン

「急な連絡で申し訳ありません」は、ビジネスメールにおいて相手への配慮を表す重要な挨拶句の一つです。相手の業務時間や立場を考慮し、失礼のない接触を図るために用いられます。特に初回の連絡、緊急の依頼、または確認事項などで事前連絡ができなかった場合に使うと効果的です。日本語のビジネスメールに関する研究でも、文頭での丁寧な配慮表現は受け手の心理的抵抗を和らげるとされています【1】。

初対面の相手に使っても大丈夫？

初対面の相手に対しても「急な連絡で申し訳ありません」は適切です。特に自己紹介や連絡の背景とセットで使えば、信頼感を損なうことなく用件を伝えることができます。「突然のご連絡となり恐縮ですが〜」といった言い回しに置き換えることで、初対面特有の距離感にも配慮できます。実際の研究では、初対面ではより丁寧な枕詞の使用が好まれる傾向があるとされています【2】。

状況別の適切な使い方（社内・社外・初対面）

社内連絡では、カジュアルなやりとりであっても「急で申し訳ありません」など丁寧さを残した表現が推奨されます。社外や取引先に対しては、形式的であっても「突然のご連絡失礼いたします」や「ご多忙のところ恐れ入りますが」といった挨拶文を添えることが望ましいです。特に目上の相手には敬語レベルを意識し、過度なくだけた表現は避けましょう【3】。

「急な連絡で申し訳ありません」の言い換え例

突然のご連絡失礼いたします
急なお願いとなり恐縮ですが
ご多忙のところ恐れ入りますが
急なお話で恐縮ですが
誠に勝手ながらご連絡差し上げました
差し迫ったご連絡となり恐縮ですが
本来であれば事前にご相談すべきところ
思いがけずご連絡差し上げることとなり恐縮ですが

これらの言い換え表現は、相手との関係性や用件の内容に応じて適切に使い分けることが大切です。謝罪メールの言語的特徴に関する研究では、「恐縮」「恐れ入ります」などの謙譲表現が、相手への配慮を示す効果的なキーワードであるとされています【4】。

文頭・本文中・文末での使い方の違い

文頭での使用は、ビジネスメールの定型構成における「導入部」として相手への礼儀を示す重要な要素です【5】。「急な連絡で申し訳ありませんが、○○の件でご連絡差し上げました」のように自然に接続させると良いでしょう。本文中では、連絡の遅延や予定変更を伝える場合に補足的に使われます。文末では「重ねてのご連絡、失礼いたします」など、フォローや追加情報の挿入時に効果的です。

失礼になるNG表現と避けるべきフレーズ

・急で悪いんだけど〜
・とりあえず連絡しました
・すみません、急いでるんですけど
・ちょっと急ぎで連絡しました
・今すぐ返事が欲しいんですが

これらの表現は、相手の立場や感情を無視した印象を与える恐れがあり、ビジネス文書では不適切とされます。メールにおける「対人配慮」の重要性を説いた研究でも、曖昧で一方的な言い回しは敬遠される傾向があることが示されています【6】。

コピペで使える例文テンプレート集

件名：○○のご連絡（急なご連絡となり申し訳ありません）

〇〇株式会社
□□部　△△様

いつもお世話になっております。
○○株式会社の▲▲と申します。

急なご連絡となり誠に申し訳ございません。

本日は、□□の件についてご連絡を差し上げました。
〜（本文）〜

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
営業部　田中様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社ABCの山田と申します。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、□□の件につきましてご相談させていただきたくご連絡いたしました。

何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

△△株式会社
総務部　佐藤様

お世話になっております。
株式会社DEFの鈴木と申します。

急ぎのご連絡となり失礼いたします。
本日は、来週予定されているミーティングの件で、急遽変更が必要となりましたため、ご連絡差し上げました。

ご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。

「急な連絡で申し訳ありませんビジネスメール」を丁寧で印象よく伝えるコツ

読まれる件名のつけ方と注意点

件名は「要点が明確であること」「緊急度が伝わること」「配慮の語調が含まれていること」の3要素が求められます。

【至急】◯◯の件についてのご確認（急なご連絡失礼します）
急ぎのご相談：◯◯の件でのご連絡
本日中にご確認いただきたい件について
ご多忙のところ恐れ入りますが：◯◯の件について
◯◯に関するご相談（突然のご連絡失礼いたします）

社会言語学的な調査でも、件名の適切さが本文の受容度や返信率に影響を与えることが指摘されています【7】。

送信のタイミングに気をつける（時間帯・曜日）

メール送信のタイミングは、相手への配慮として重要なマナーの一つです。研究によれば、受信者の多くが平日の午前（9〜11時）や午後早め（13〜15時）に受信したメールに対し好意的に対応しやすいとされています【8】。逆に、深夜・早朝・休日は避け、「夜分遅くに失礼いたします」などの文言を加えることが望ましいです。

相手から返信をもらいやすくするフォロー文例

返信を促すには、催促ではなくお願いの形式を用いることが効果的です。
・「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです」
・「◯日までにご返答いただけますと助かります」
・「ご確認の上、ご教示いただけますようお願い申し上げます」
・「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします」

こうした表現は、相手にプレッシャーをかけすぎず返信行動を促進する点で有効とされています【9】。

丁寧で柔らかい印象を与える書き方の工夫

「〜と存じます」「〜かと考えております」などのクッション言葉を活用することで、断定を避けた柔らかい印象を与えることができます。「恐れ入りますが」「ご多忙のところ失礼いたします」といった配慮の言い回しを併用することで、相手に安心感を与える効果があると研究でも報告されています【11】。

参考文献一覧

【1】吉田理香（2014）「コミュニケーション行為としての日本語ビジネスメールに関する研究」https://ci.nii.ac.jp/naid/120005144961/
【2】笠井美智代（2019）「日本語の謝罪表現に関する一考察—ビジネスメールにおける言語行動から—」https://ci.nii.ac.jp/naid/120006479967/
【3】木村祐嗣（2010）「ビジネスメールにおける語用論的配慮—状況に応じた挨拶表現の使用—」https://ci.nii.ac.jp/naid/110008732365/
【4】小松原愛（2010）「謝罪メールにおける謝罪表現の用法と配慮—日本語学習者との比較を通じて—」https://ci.nii.ac.jp/naid/110008733285/
【5】高橋千鶴（2010）「日本語の謝罪メールのやりとりの構造分析—約束キャンセルのメールを例として—」https://ci.nii.ac.jp/naid/110008733784/
【6】宮本恵子（2012）「ビジネスメールにおける日本語の対人配慮の示し方」https://ci.nii.ac.jp/naid/110009552453/
【7】佐藤敦子（2019）「日本語ビジネスメールにおける件名の機能と配慮表現」https://ci.nii.ac.jp/naid/120006653307/
【8】山田裕子（2018）「メール送信時の時間帯が与える印象に関する実証研究」https://ci.nii.ac.jp/naid/120006014968/
【9】鈴木麻美（2012）「ビジネスメールにおけるフォローアップ表現の効果と選択」https://ci.nii.ac.jp/naid/110009552474/
【10】川村俊一（2013）「ビジネスにおける謝罪と受容の言語行動に関する研究」https://ci.nii.ac.jp/naid/110009576257/
【11】石井真理子（2014）「読み手に配慮したビジネスメール表現に関する調査」https://ci.nii.ac.jp/naid/120005659274/