見積もりお礼メールの書き方とマナー｜送る理由や例文も紹介

ビジネスの場では、取引先との信頼関係を築くための適切なコミュニケーションが欠かせません。その中でも、見積書を受け取った際に送る見積もりお礼メールは、相手に感謝の気持ちを伝えるだけでなく、スムーズな取引を進めるためにも重要です。

しかし、「どのような内容を盛り込めばよいのか」「返信のタイミングはいつが適切なのか」と迷うこともあるでしょう。特に、検討中の場合や発注の意思を伝える場合など、状況に応じた適切な対応が求められます。

本記事では、見積もりお礼メールの基本的なマナーや適切な送付タイミング、状況別の例文まで詳しく解説します。正しく送ることで、取引先に好印象を与え、良好な関係を築くことができます。

この記事のポイント！

• 見積もりお礼メールの基本的な役割と重要性
• 見積もりお礼メールを送る適切なタイミングとマナー
• 状況別（検討中・発注・お断り）の適切な書き方と例文
• 返信がない場合のフォローアップ方法と注意点

見積もりお礼メールの基本と重要性

見積もりお礼メールを送る理由とは？

見積もりお礼メールは、見積書を受け取ったことに対する感謝を伝えるだけでなく、今後の取引関係を円滑にするための重要なビジネスマナーです。特に、受け取った側から何の反応もないと、相手は「見積書が届いていないのでは？」と不安を感じることがあります。

また、見積書を受領した後の対応を明確にすることも大切です。検討期間が必要な場合は「社内で精査しており、〇日までに返答します」と伝え、発注する場合は「お見積りの通り発注をお願いします」と明確に記載しましょう。

お礼メールを適切に送ることで、相手への信頼を示し、今後のやり取りをスムーズに進めることができます。

送るタイミングと適切な返信期限

見積もりお礼メールは、見積書を受領した当日か、遅くとも翌営業日までに送るのが理想的です。返信が遅れると、相手に「この会社は対応が遅い」と思われる可能性があるため、迅速な対応を心がけましょう。

ただし、見積もりの内容を精査する時間が必要な場合は、その旨を伝えることが重要です。「現在、社内で検討中です。〇月〇日までにご連絡いたします」と明記することで、相手側も状況を把握しやすくなります。

特に、発注の可否がまだ決まっていない場合は、返信の期限を明確に伝えることで、不必要な催促を避けることができます。

送付時に気を付けるマナーとポイント

見積もりお礼メールを送る際には、以下の点に注意しましょう。

• 相手の名前や会社名を正確に記載する
  誤字脱字があると、信頼を損ねる原因になります。送信前に再確認しましょう。
• 件名を明確にする
  「見積書受領のお礼」や「見積書のご送付ありがとうございます」など、内容がすぐに分かる件名をつけることが大切です。
• 簡潔かつ丁寧な表現を心掛ける
  長々とした文章は避け、読みやすい文面を意識しましょう。例えば、「迅速にご対応いただき、誠にありがとうございます」と感謝を明確に伝えることが重要です。
• 今後の対応を明確にする
  検討中なのか、発注するのか、または辞退するのかを簡潔に伝えることで、相手が次の対応を取りやすくなります。

チェック項目	内容の説明
宛名の正確さ	担当者名・会社名の誤字脱字に注意
件名の明確さ	例：「見積書受領のお礼」など、内容が伝わる件名
表現の丁寧さ	失礼にならない言い回しを意識
今後の対応の明示	検討中・発注予定など、次のアクションを記載

見積もりお礼メールの基本構成と書き方

見積もりお礼メールは、以下のような構成で書くと分かりやすくなります。

この流れを押さえることで、相手に伝わりやすいメールを作成できます。

見積もりお礼メールの具体例と対応別テンプレート

見積もりお礼メール【検討中の場合】

見積もりを受け取ったものの、まだ社内での決定が出ていない場合は、以下のような内容を伝えましょう。

• 見積書を受領したことを報告する
• 送付に対するお礼を述べる
• 検討中であることを伝える
• いつまでに返答するかの目安を示す

このように記載することで、相手が状況を把握しやすくなり、不要な催促を避けることができます。

見積もりお礼メール【承諾・発注する場合】

発注が決定した場合は、スムーズに手続きを進めるために、明確に伝えましょう。

• 見積書を受領したことを伝える
• 迅速な対応への感謝を述べる
• 正式に発注する意思を伝える
• 発注書の送付予定や納期について確認する

このように、シンプルかつ明確に伝えることで、取引をスムーズに進められます。

見積もり検討後の返事のポイント

見積もりを検討した後の返答では、相手にとって分かりやすいメールを心がけることが重要です。

• 検討の結果を具体的に伝える
  たとえば、「費用面で調整が必要」「仕様について追加確認が必要」など、理由を添えると誠実な印象を与えます。
• 次の対応を明示する
  「〇〇の点について、追加のご提案をいただけますか？」といった形で、相手がアクションを起こしやすくすることが大切です。
• 回答期限を示す
  たとえば、「〇月〇日までに正式な決定をご連絡いたします」と伝えることで、スムーズなやり取りが可能になります。

返信がない場合のフォローアップ方法

見積もりに関するメールを送ったものの、相手からの返信がない場合は、適切なタイミングでフォローアップを行いましょう。

• 見積書が届いているか確認する
  「お送りしたメールはご確認いただけましたでしょうか？」と、やわらかい表現で問いかけることがポイントです。
• 期限を設定する
  「〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです」と期限を示すことで、相手に対応を促すことができます。
• 電話での確認も検討する
  重要な取引の場合、メールの見落としを防ぐためにも、電話で確認するのも有効です。

適切なフォローアップを行うことで、スムーズな取引へとつなげることができます。

方法	内容・注意点
メールで再送信	丁寧な文面で確認する。「お忙しいところ恐縮ですが、再度ご確認いただけますでしょうか」など
電話確認	緊急度が高い場合に使用。タイミングと口調に注意
回答期限の提示	明確な締切を伝えることで、相手の対応を促しやすくなる

見積もりお礼メールに関するQ&A

お礼メールは電話やチャットではダメですか？

基本的にはメールで送るのが望ましいです。メールは記録が残るうえ、丁寧さや誠実さを示す手段として信頼されます。チャットや電話は補足手段として活用しましょう。

お礼メールの返信が遅れてしまった場合、どうすればいいですか？

遅延の理由を簡潔に伝えてから、丁寧に謝罪とお礼を伝えましょう。「ご連絡が遅れ、申し訳ありません。内容を確認のうえ、改めてご連絡いたしました」などと補足すると丁寧です。

見積もりの内容に不備がある場合もお礼を伝えるべきですか？

はい。まずは送付に対する感謝を述べ、その後に内容の確認や修正を依頼する流れが基本です。不備を指摘する場合も、相手に配慮した表現を使いましょう。

自動返信でお礼メールを送ってもよいですか？

自動返信は受領確認としては有効ですが、正式なお礼や今後の対応を伝える目的には不向きです。必ず担当者が別途、丁寧なメールを送るようにしましょう。

複数の見積もりを比較している場合、全社にお礼メールを送る必要がありますか？

はい。それぞれの会社に個別に送るのがビジネスマナーです。同じ文面を使っても構いませんが、BCCや一括送信は避けるべきです。

英語で見積もりお礼メールを送るときはどう書けばいい？

基本構成は日本語と同様で、「Thank you for your quotation.」から始めるのが一般的です。今後の対応についても丁寧に書き添えるようにしましょう。

発注の見送りが決まった場合でもお礼メールは必要ですか？

必要です。丁寧に辞退の意思を伝えつつ、見積もり対応に対する感謝を述べることで、今後の関係維持にもつながります。

お礼メールにCCで上司を入れても問題ないですか？

問題ありません。ただし、CCに入れることで相手に与える印象が変わる可能性があるため、必要性や関係性を考慮したうえで判断しましょう。

見積もりお礼メールの書き方とマナー　まとめ

• 見積もりお礼メールは取引関係を円滑にするビジネスマナー
• 返信は見積書を受領した当日または翌営業日が理想
• 件名は「見積書受領のお礼」など簡潔で明確にする
• 相手の会社名や担当者名を正確に記載することが重要
• お礼の言葉とともに、次の対応を明確に伝える
• 検討中の場合は、返答期限を示して相手に伝える
• 発注する場合は、正式な発注の意思を簡潔に伝える
• 返信がない場合は、柔らかい表現でフォローアップする
• 誤字脱字や表現ミスを防ぐため、送信前に必ず確認する
• 重要な取引の場合は、電話での確認も検討する