謝られた時の返事はこう書く！ビジネスメール例文集

ビジネスシーンでは、取引先や上司、同僚から謝罪のメールを受け取る場面が少なくありません。その際にどのような返事をすれば良いのか迷うこともあるでしょう。謝られた時の返事 ビジネス メールでは、相手の気遣いに配慮しながら、適切な言葉選びや敬語の使い方が求められます。本記事では、謝られた時の返事 ビジネス メールにおける基本マナーから、相手別の具体例、注意すべき表現までをわかりやすく解説していきます。

この記事のポイント！

• 謝られた時の返事 ビジネス メールにおける基本マナー
• 相手別の適切な返信例と言葉選び
• クッション言葉や敬語表現の使い方
• NG表現や返信タイミングの注意点

謝られた時の返事 ビジネス メールの基本とマナー

そもそも謝られた時に返信は必要か？

ビジネスの場では、謝罪を受けた際の返信は基本的に必要とされます。日本語のビジネスコミュニケーションにおいては、相手の配慮に対して応答する姿勢が良好な関係を維持する上で重要視されます【1】。返信しないまま放置すると、相手に不安や誤解を与える可能性があります。

ただし、定型的なお詫びや自動送信の謝罪メッセージなど、状況によっては返信不要の場合もあります。相手の意図や状況を考慮して判断しましょう。

謝罪を受けた際に配慮すべきビジネスマナー

謝罪を受けた際には、相手の気遣いに感謝する姿勢が大切です。「ご連絡ありがとうございます」「お気遣い感謝いたします」といった感謝の言葉を添えるのが自然です。謝罪の受け止め方次第で、その後の関係性が左右されることもあります【1】。

また、相手の非を必要以上に強調しない表現を心がけることが望ましく、前向きな言葉を添えると、関係性を円滑に保つことができます【2】。

相手を気遣うクッション言葉の使い方

クッション言葉は、日本語特有の配慮文化に基づく重要な表現手段です。「恐れ入りますが」「お手数をおかけしましたが」「お忙しいところ恐縮ですが」などが典型例です【1】。

これらを用いることで、直接的な表現の衝撃を和らげ、相手に敬意と配慮を伝えることができます。特に謝罪のやり取りにおいては、こうした柔らかな表現が関係の悪化防止に役立ちます。

失礼にならない定型表現と敬語のポイント

謝罪返信では、敬語の適切な使い分けが大切です。「申し訳ございません」「恐れ入ります」「恐縮です」などは多く用いられます【1】。

また、「今後とも何卒よろしくお願いいたします」「引き続きご指導のほどお願い申し上げます」などの前向きな結びが信頼維持に効果的です。直接「問題ありません」と断定するよりも、柔らかく受け止める表現が好まれます【2】。

返信するタイミングとスピードの目安

謝罪を受けた場合、返信は早めに行うのが基本です。特に取引先や上司からの謝罪には、当日中または翌営業日までの返信が望まれます【1】。

返信が遅れると相手に不安を与えます。もし内容確認に時間がかかるなら「後ほど改めてご連絡いたします」と一報を入れることで配慮を示せます。

謝罪の重さに応じた柔軟な返信スタンス

謝罪内容によって返信スタンスは変わります。軽微なミスなら「お気になさらず」と柔軟に対応し、重大なミスなら「今後は十分お気をつけください」と再発防止を促すのが適切です【2】。

大阪大学の研究によれば、謝罪文は「開始部・主要部・終了部」で構成されており、状況に応じた表現調整が信頼維持に有効とされています【3】。

謝罪内容	返信スタンス	使用例
軽微なミス	寛容に受け止める	お気になさらず
中程度のミス	今後の注意を促す	今後ともお気をつけください
重大なミス	再発防止を促す	具体的な再発防止策と今後の改善計画を提示してください。

謝られた時の返事 ビジネス メールの具体例とケース別対応

上司・目上の人からの謝罪への返信例

上司や目上からの謝罪には丁寧な敬語が求められます。「お忙しい中ご配慮いただき恐縮です」「こちらこそご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした」などが無難です【1】。

目上に対しては謝罪を過度に否定せず、敬意と柔らかい受け止めが必要です。配慮不足を避けましょう。

同僚・部下への返信例と注意点

同僚や部下からの謝罪には、安心感と成長を促す姿勢が重要です。「今回の件は良い経験になりました」「今後も一緒に成長していきましょう」といった前向きな表現が望まれます【2】。

責めるよりも次に活かす姿勢を示し、職場の雰囲気を良好に保ちます。重大な場合は後日丁寧な指導を行いましょう。

＜使用例＞

• 今回の経験を今後に活かしていきましょう。
• 次回からはさらに注意を払いましょう。

取引先・顧客への返信例とビジネス上の配慮

取引先・顧客の謝罪には関係継続を重視した返信が大切です。「ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます」「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」が適切です【1】。

相手を責めず、前向きな姿勢を示すことで信頼強化につながります。

相手	配慮ポイント	使用例
上司・目上	敬意を示す	ご配慮賜り、ありがとうございます
同僚・部下	成長を促す	今回の経験を活かしましょう
取引先・顧客	信頼維持	今後とも変わらぬお引き立てを

自分にも非がある場合の返信例

自分にも非があると感じた場合は、共に非を認める姿勢が望ましいです。「こちらの対応にも不手際があり申し訳ございません」「今後はお互いに注意を払ってまいりましょう」といった表現が適切です【1】。

自らも非を認めることで誠実さが伝わり、関係悪化を防げます。

返信が不要なケースとその判断基準

すべての謝罪に返信が必要とは限りません。誤字訂正や自動送信のお詫びなどは返信不要です【2】。

ただし、相手が丁寧に謝罪を述べている場合は短くても返信するのがマナーです。柔軟に判断しましょう。

ケース	返信必要性	備考
誤字訂正のみ	不要	軽微な内容のため
システム自動送信	不要	人的な謝罪でない
丁寧な謝罪あり	必要	短文でも返信を推奨

やってはいけないNG表現・NG行動

「当然のことです」「今回の件はひどかったですね」など相手を責める表現は避けます【2】。

返信を怠る、説教調の長文もNGです。配慮を持ち、簡潔かつ前向きな返信を心がけましょう。

すぐ使える謝罪返信テンプレート集

• ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。
• この度はお手数をおかけしました。お気になさらず、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
• こちらこそ至らぬ点がございました。今後ともお力添えのほどお願い申し上げます。
• 早速のご対応、誠にありがとうございます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
• ご配慮いただき恐縮です。今後も何卒よろしくお願いいたします。
• ご連絡いただき恐れ入ります。今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。
• このたびはご迷惑をおかけし申し訳ございません。引き続きご指導のほどお願いいたします。
• お心遣い感謝いたします。今後ともよろしくお願いいたします。

謝られた時の返事はこう書く！ビジネスメール例文集　まとめ

• 謝罪を受けた際は基本的に返信するのがビジネスマナー
• 相手の配慮に対して感謝の言葉を添えると良好な関係を維持しやすい
• 相手の非を強調せず、前向きな表現で受け止めるのが望ましい
• クッション言葉を使い柔らかく配慮を示すことで相手に安心感を与えられる
• 敬語を正しく使い分けることで失礼なく丁寧な印象を与えられる
• 返信は可能な限り早く行い、遅れる場合は事前に一報を入れると良い
• 謝罪内容の重さに応じて返信のニュアンスを調整することが重要
• 上司や目上への返信は敬意を込めた柔らかな表現が適切
• 同僚・部下への返信は成長を促す前向きな姿勢が望ましい
• 取引先・顧客への返信は今後の取引継続を意識した内容にする

【参考文献】

【1】黎秋虹（2015）『ビジネスメールにおける日本語の対人配慮の示し方 ー謝罪表現とその意識を中心にしてー』昭和女子大学大学院 言語教育・コミュニケーション研究, https://swu.repo.nii.ac.jp/records/163
【2】彭婷（2010）『謝罪における日本語と中国語のポライトネス・ストラテジーの比較』筑波大学, https://tsukuba.repo.nii.ac.jp/records/18646
【3】多和田雅保（2016）『謝罪メールにおける謝罪表現の用法』国際文化表現学会, https://www.cocopb.com/download/2016_6_tawat.pdf

---

さらに実践的なビジネスメール文例を知りたい方へ

本記事で紹介した内容をさらに詳しく学びたい方には『ビジネスメール文例大全』が役立ちます。実際のビジネス現場を想定した文例が多数掲載されており、メール文作成の参考書として長く活用できます。