5W2Hと5W3Hの違いを仕事で使う方法｜新人向け実践ガイド

仕事で「5W2Hを意識して報告して」「企画書は5W3Hで整理して」と言われて、戸惑ったことはありませんか？

「5W1Hなら聞いたことがあるけれど、2Hと3Hは何が違うの？」「どちらを使えばいいの？」と迷ってしまうかもしれません。

実は、5W2Hと5W3Hの違いは、それほど難しくありません。

5W2Hは仕事の基本情報に金額などの条件を加えて整理する方法、5W3Hはさらに数量や人数を独立した項目として確認する方法です。

ただし、5W2Hには複数の定義があり、資料によっては数量まで含めて説明されることもあります。

私が仕事で大切にしているのは、どちらの名前を使うかよりも、相手が判断するために必要な情報がそろっているかということです。

例えば、イベントの準備で「予算は10万円です」と伝えても、参加人数が分からなければ会場の広さや必要な備品を決められませんよね。

反対に、参加人数だけ分かっていても、予算が不明では発注や契約の判断が難しくなります。

5W2H・5W3Hは、こうした情報の抜け漏れを防ぐために役立つ考え方です。

この記事では、5W2Hと5W3Hの違いから、ビジネスでの使い分け、上司への報告や企画書での具体的な使い方まで、新人のあなたにも分かりやすく解説します。

読み終えるころには、仕事の指示を受けたときや報告するときに、何を確認すればよいか判断しやすくなるはずですよ。

5W2Hと5W3Hの違いとは

まずは、5W2Hと5W3Hの違いを整理しておきましょう。

どちらも、仕事に必要な情報を複数の視点から確認するための枠組みです。

大きな違いは、金額と数量をどこまで細かく分けて確認するかという点にあります。

比較項目	5W1H	5W2H	5W3H
基本項目	5W＋How	5W＋How	5W＋How
金額	独立項目なし	How much	How much
数量	独立項目なし	定義によって含む	How many
項目数	6項目	7項目	8項目
主な用途	基本情報の整理	費用や条件の確認	金額と数量の確認

この表は、日本のビジネス解説でよく使われる整理方法を基本にしています。

ただし、5W2Hの最後のHには定義の違いがあるため、その点も確認していきましょう。

5W2Hは基本情報と金額を整理する

5W2H（ゴダブリュー・ニエイチ）とは、5W1Hにもう一つのHを加えた情報整理の方法です。

ビジネスでは、一般的に次の7項目で説明されます。

項目	意味	仕事での確認内容
Who	誰が・誰に	担当者や対象者
What	何を	仕事内容や成果物
When	いつ	実施日や期限
Where	どこで	実施場所や対象地域
Why	なぜ	目的や理由
How	どのように	方法や手順
How much	いくら	費用や予算

5W1Hとの違いは、費用や予算といった金額の情報を独立して確認できることです。

例えば、上司から「来月、社内研修を実施したい」と言われた場面を考えてみましょう。

5W1Hで確認すれば、研修の目的、対象者、開催日時、場所、内容、実施方法などを整理できます。

しかし、それだけでは「研修にいくら使えるのか」が分からない場合があります。

そこで5W2HのHow muchを使い、「外部講師への依頼費用は5万円以内」「教材費は2万円まで」といった金額の条件を確認します。

これによって、実際に選べる講師や教材の範囲を判断しやすくなるわけです。

もちろん、すべての仕事に費用が発生するわけではありません。金額が関係しない場合は、How muchを無理に埋める必要はありませんよ。

5W3Hは金額と数量を分けて整理する

5W3H（ゴダブリュー・サンエイチ）とは、一般的に5W2HへHow manyを追加した8項目の枠組みです。

3つのHは、次のように整理できます。

項目	意味	具体例
How	どのように	研修を対面で実施する
How much	いくら	研修予算は10万円
How many	いくつ・何人	参加者20人

例えば、先ほどの社内研修を5W3Hで考えてみます。

予算が10万円と決まっていても、参加人数によって必要な会場の広さや教材の数は変わります。

参加者が10人の場合と50人の場合では、同じ予算でも実施方法が異なるかもしれません。

そこで、How muchとHow manyを分けて確認します。

こうして整理すると、費用だけでなく、必要な人数分の準備ができているかも判断しやすくなります。

販売活動なら販売個数、イベントなら参加人数、製造業なら生産数量など、数が重要な仕事では特に役立ちます。

5W3Hの特徴は、金額と数量を別々の確認項目として扱うことです。

情報を増やすこと自体が目的ではなく、必要な条件を見落とさないために使うと考えると分かりやすいですよ。

5W2Hの定義は資料によって異なる

ここで、少し注意しておきたいことがあります。

実は、5W2Hの最後のHは、すべての資料でHow muchと定義されているわけではありません。

日本のビジネス解説では「5W1H＋How much」とする説明がよく見られます。

一方、品質管理の専門組織であるASQ（米国品質協会）は、5W2HをWho・What・When・Where・Why・How・How much（またはHow many）で構成する手法として説明しています。

また、農林水産省の輸出関連資料でも、How muchとHow manyを一つのHとしてまとめ、5W2Hと呼ぶ例があります。

つまり、5W2Hに数量が含まれているからといって、その説明が間違っているとは限りません。

定義の考え方	5W2H	5W3H
一般的なビジネス解説	5W1H＋How much	5W2H＋How many
数量も含める説明	5W1H＋How muchまたはHow many	金額と数量を別々に整理

どちらも、必要な情報を整理するという目的は共通しています。

新人のうちは、まず「5W2Hは金額を確認する」「5W3Hは金額と数量を分ける」と覚えておけば理解しやすいでしょう。

ただし、会社の資料や研修で別の定義が使われている場合は、その意味を確認してください。

5W2H・5W3Hの基本項目

違いが分かったところで、各項目が具体的に何を意味するのか確認しましょう。

英語の頭文字だけを見ると少し難しそうですが、仕事で使う質問に置き換えると理解しやすくなります。

基本となる5つのWと、方法・金額・数量を表す3つのHを順番に整理します。

5Wで確認する5つの情報

5Wは、仕事の内容や背景を整理するための基本的な5項目です。

それぞれ、次のような質問として使えます。

項目	基本的な質問	確認する内容
Who	誰が担当する？	担当者、責任者、対象者
What	何をする？	仕事内容、成果物、課題
When	いつまでに？	期限、日程、開始時期
Where	どこで行う？	場所、地域、実施環境
Why	何のために？	目的、理由、背景

例えば、上司から「来週、新商品の説明会をやります」と言われた場面を考えてみましょう。

この指示だけでも説明会を開催することは分かりますが、仕事に取りかかるには情報が不足しています。

そこで5Wを使って整理します。

ここまで整理すると、説明会の基本的な姿が見えてきます。

ただし、実際の仕事では各項目を少し広く考えることも重要です。

例えばWhoは「誰が担当するか」だけでなく、「誰に説明するか」「誰が最終確認するか」という意味でも使えます。

Whereも、建物や住所だけを指すとは限りません。オンライン会議、社内システム、営業エリアなどを確認する場合もあります。

そして、私が特に重視したいのがWhyです。

「説明会を開催する」という仕事の内容だけでは、何を優先すべきか判断しにくいですよね。

しかし、「既存顧客に導入を検討してもらう」という目的が分かれば、資料の内容や説明の仕方も考えやすくなります。

5W1Hの基本をもう少し詳しく確認したい場合は、5W1Hの意味とビジネス報告での使い方も参考にしてください。

3つのHの意味と使い分け

5Wで基本情報を整理したら、次は3つのHを確認しましょう。

3つのHは、方法・金額・数量という異なる情報を表します。

項目	確認すること	仕事での例
How	どうやって進めるか	オンラインで実施する
How much	いくら必要か	予算は20万円
How many	いくつ必要か	参加者は30人

Howは「方法」です。

例えば、会議を対面で行うのか、オンラインで行うのか。資料をExcelで作るのか、PowerPointで作るのか。こうした進め方を確認します。

How muchは「金額」です。

予算、費用、販売価格、売上目標、損失額などを確認するときに使います。

例えば、「新しい設備を購入する」という計画なら、導入費用や予算の上限などが該当します。

How manyは「数量」です。

人数、個数、件数、店舗数、開催回数など、数で表せる規模を確認します。

例えば、商品の販売企画なら「何個販売するのか」、イベントなら「何人参加するのか」という情報です。

ここで注意したいのは、「何回実施するか」はHow manyだけでなく、Whenの予定や頻度とも関係する場合があることです。

項目を厳密に分けることよりも、回数と実施日程の両方が必要かどうかを考える方が実務的でしょう。

もう一つ、間違えやすいのがWhyとHowの違いです。

例えば「問い合わせ対応を改善する」という仕事では、次のように分けられます。

Why：顧客を待たせる時間を減らすため

How：よくある質問をまとめ、問い合わせ前に確認できる仕組みを作る

Whyは目的、Howは実現する方法です。

方法だけを考えて目的が曖昧になると、何のために取り組んでいるのか分からなくなることがあります。

反対に、目的だけ決まっていても方法がなければ実行には移せません。

目的と方法をセットで確認することが、仕事を前に進めるうえで大切なポイントです。

5W2Hと5W3Hの使い分け

ここまで読んで、「結局、仕事ではどちらを使えばいいの？」と感じているかもしれません。

私の考えでは、最初から5W3Hを使うと決める必要はありません。

仕事の目的に合わせて、必要な情報を整理できる方を選べば十分です。

具体的に、5W2Hが向いている仕事と5W3Hが向いている仕事を見ていきましょう。

5W2Hが向いている仕事

5W2Hは、仕事の基本情報に加えて、予算や費用などの金額を確認したい場合に向いています。

例えば、次のような仕事です。

仕事	確認したい内容	How muchの例
備品購入	購入目的や納期、費用	予算3万円以内
社内研修	実施目的や方法、予算	外部講師費用5万円
広告出稿	媒体や期間、費用	広告予算20万円
歓送迎会	開催日時や場所、予算	1人5,000円以内

例えば、上司から「来月の歓送迎会のお店を予約してほしい」と頼まれたとします。

すでに参加人数が確定しているなら、予約する担当者、日時、場所、目的、予約方法、予算などを確認すれば、必要な情報を十分整理できる場合があります。

その場合は5W2Hで考えても問題ありません。

具体的には、「11月13日19時から、東京駅周辺で営業部の歓送迎会を開催する。予算は1人5,000円以内で、幹事が候補店を比較して予約する」といった形です。

もちろん、予約時には正確な人数も必要です。

ただし、その人数がすでに共有されているなら、わざわざ5W3Hという名前に切り替える必要はないでしょう。

大切なのは、実際に予約できるだけの情報がそろっていることです。

また、簡単な連絡なら5W2Hさえ必要ない場合があります。

例えば「明日の会議は15時から会議室Bで開催します」という連絡に、無理に予算を加える必要はありませんよね。

5W3Hが向いている仕事

5W3Hは、金額と数量の両方が判断に必要な仕事で特に役立ちます。

例えば、商品の販売計画、生産計画、イベント運営、備品の大量購入などです。

具体的に、新商品の販売企画を考えてみましょう。

「来月から新商品を販売するため、広告費50万円を使います」と説明されても、それだけでは企画の規模が分かりません。

何個販売する予定なのか、何人に広告を届けるのか、何件の購入を目指すのかによって、計画の評価が変わります。

そこで5W3Hを使います。

※金額や目標数値は説明用の仮定です。実際の予算や目標は、過去の実績や収益見込みなどをもとに設定してください。

このように整理すると、費用と目標数量の関係も考えやすくなります。

例えば、広告費50万円に対して販売目標1,000個なら、単純計算では目標販売1個当たりの広告費は500円です。

ただし、これは目標を達成した場合の計算であり、実際の広告効果や利益を保証するものではありません。

商品の利益率や実際の販売数なども確認する必要があります。

ここで大切なのは、5W3Hだけで経営判断が完結するわけではないことです。

5W3Hは必要な情報を整理するための枠組みであり、計画の妥当性を判断するには追加の検討が必要になります。

判断したいこと	向いている整理方法
会議の日時や担当者を確認したい	5W1H
仕事内容と予算を整理したい	5W2H
予算と必要数量を分けたい	5W3H
原因を詳しく調べたい	別の分析手法も併用

ビジネスでの具体的な使い方

5W2H・5W3Hは、知識として覚えるだけではなく、実際の仕事で使ってこそ役立ちます。

特に新人のうちは、上司からの指示を受けるとき、報告するとき、企画を考えるときなどに活用すると便利です。

ここでは、明日からでも使える具体例を紹介します。

上司から指示を受けるとき

上司から「来週までに競合他社について調べておいて」と言われたら、あなたはどうしますか？

すぐに調査を始める人もいると思います。

しかし、そのまま作業を進めると、上司が求めていた内容と違う資料を作ってしまうかもしれません。

なぜなら、指示の中に確認できていない情報があるからです。

そんなときは、5W2Hを使って質問を整理してみましょう。

項目	上司に確認する内容
Why	何の判断に使う調査ですか？
What	価格や商品内容など、何を調べますか？
Who	私が一人で担当しますか？
When	来週の何曜日までに必要ですか？
Where	どの市場や地域を対象にしますか？
How	ExcelやPowerPointなど、どの形式で提出しますか？
How much	有料資料を使う場合、予算はありますか？
How many	競合他社は何社調べますか？

このように項目を分ければ、どこが曖昧なのか見つけやすくなります。

ただし、すべての質問を一度に上司へ投げかける必要はありません。

まずは仕事の目的、完成させるもの、期限を確認し、その後で必要な条件を追加すると自然です。

例えば、次のような確認方法が考えられます。

この聞き方なら、自分が理解した内容を伝えながら、相手に確認してもらえます。

まだ調査対象の会社数が決まっていないなら、「何社程度を対象にしましょうか？」と質問してもよいでしょう。

重要なのは、曖昧な部分をすべて自分の判断で埋めないことです。

もちろん、自分で決めてよい範囲もあります。その場合は「この方法で進めようと考えています」と提案すると、仕事が進みやすくなります。

5W2H・5W3Hは、質問を増やすためではなく、認識のズレを減らすために使うものです。

報告・連絡・相談をするとき

報告・連絡・相談、いわゆる報連相でも5W2H・5W3Hは役立ちます。

例えば、上司に「納品が遅れそうです」とだけ伝えた場合を考えてみましょう。

上司としては、どの商品が遅れるのか、いつ納品できるのか、取引先への影響はどれくらいなのかが気になりますよね。

そこで、必要な情報を整理して伝えます。

この報告だけでは、遅れの程度や影響範囲が分かりません。

5W3Hの考え方で整理すると、次のようになります。

この報告では、影響する商品と数量、遅延理由、変更後の納期、現在の対応、次の確認期限が伝わります。

上司も、取引先へ連絡すべきか、ほかの対応を検討すべきか判断しやすくなります。

ここで意識してほしいのは、すべての情報が確定している必要はないということです。

例えば、追加費用が分からない場合は「未確定」と伝えればよいのです。

大切なのは、分からないことを曖昧にしたり、推測を事実として伝えたりしないことです。

また、報告するときは5W2H・5W3Hの順番どおりに話す必要もありません。

トラブル報告なら、最初に何が起きたのかを伝え、その後で影響範囲や対応状況を説明する方が分かりやすい場合があります。

例えば、次の順番です。

発生した問題 → 影響する数量や範囲 → 原因の確認状況 → 現在の対応 → 次の報告予定

報告の目的は、5W3Hの項目を読み上げることではありません。

相手が状況を把握し、必要な判断や指示を出せるようにすることです。

企画やトラブル対応で使うとき

5W2H・5W3Hは、企画を考えるときや、トラブルの状況を整理するときにも利用できます。

ただし、企画とトラブル対応では、重要になる情報が少し異なります。

企画を考えるときの使い方

例えば、社内でExcelの勉強会を開催するとします。

「新人向けの勉強会を開催したい」という段階では、目的や実施方法、必要な費用などが決まっていません。

そこで5W3Hを使って計画を整理します。

項目	勉強会の計画例
Why	新人のExcel操作スキルを高めるため
What	Excel基礎研修を実施
Who	総務部が担当し、新入社員が参加
When	11月20日14時〜16時
Where	本社研修室
How	講義30分と演習90分
How much	教材費3万円
How many	参加者25人

このように整理すると、研修の内容だけでなく、予算や人数を含めて検討できます。

ただし、5W3Hを埋めれば企画が完成するわけではありません。

例えば、参加者25人に対して研修室の座席が十分にあるか、人数分のパソコンを用意できるかなども確認する必要があります。

また、教材費3万円が妥当かどうかも、教材の内容や人数によって変わるでしょう。

つまり、5W3Hで整理した内容をもとに、実現できる計画なのかをさらに確認することが大切です。

トラブル対応での使い方

次は、工場で不良品が発生した場面を考えてみましょう。

「不良品がたくさん出ています」という報告だけでは、問題の大きさが分かりません。

そこで、5W3Hを使って発生状況を整理します。

この報告では、次の情報を整理しています。

項目	確認できる情報
What	商品Bの包装不良
When	本日午前
Where	A工場の包装工程
How many	500個中20個
How much	損失見込み約2万円
How	現在の確認・対応状況

※数量や金額は説明用の仮定です。実際の損失額は、廃棄の要否や再作業費用などによって変わります。

この場合、20個の不良が発生したことは確認できていますが、「設定値変更が原因だった」とはまだ断定できません。

設定値を変更した直後に発生したとしても、ほかの原因が関係している可能性があるからです。

そのため、報告では「確認した事実」と「原因として考えられること」を分けて伝えます。

5W2Hは品質管理の分野でも問題の状況を整理するために使われていますが、それだけで根本原因を特定できるわけではありません。

原因を詳しく調べる場合は、「なぜ？」を繰り返して原因を掘り下げる「なぜなぜ分析」など、別の方法を組み合わせることもあります。

トラブル対応では、状況の重大さや安全上の問題に応じて、社内の報告手順や緊急対応のルールを優先してください。

5W2H・5W3Hは、その対応を整理して共有するための補助として使うとよいでしょう。

5W2H・5W3Hを使う際の注意点

5W2H・5W3Hは便利な考え方ですが、使い方によっては、かえって仕事が複雑になってしまうこともあります。

私が特に気をつけたいと思うのは、項目を埋めること自体が目的にならないようにすることです。

仕事に必要な情報を整理するための方法なので、使うときは次のポイントを意識しましょう。

すべての項目を無理に埋めない

5W3Hには8つの項目がありますが、すべての仕事で8項目を使う必要はありません。

例えば「明日の会議は会議室AからBへ変更になりました」という連絡なら、変更日時と場所が分かれば十分な場合があります。

そこに無理やり予算や数量を加えても、相手にとって必要な情報が増えるとは限りません。

反対に、設備購入の稟議では、金額や購入数量が重要になります。

必要な情報は、仕事の目的によって変わると覚えておきましょう。

項目の順番にこだわらない

5W2H・5W3Hには、必ずWhoから順番に説明しなければならないという決まりはありません。

企画を考えるなら、Whyで目的を整理してからWhatやHowを考えると分かりやすい場合があります。

一方、トラブル報告ならWhatで何が起きたかを伝え、WhenやWhere、How manyで影響範囲を説明する方が理解してもらいやすいでしょう。

大切なのは、相手が必要な情報を理解しやすい順番にすることです。

分からない項目は未確認と伝える

仕事を進めている途中では、すべての情報が決まっていないこともあります。

例えば、見積金額がまだ分からない場合は「見積取得中」、担当者が決まっていない場合は「担当者未定」と整理しておけばよいでしょう。

ただし、そのまま放置しないことが大切です。

「誰が確認するのか」「いつまでに決めるのか」まで整理すると、次の行動につながります。

このように結論や判断をいったん保留する場合は、ペンディングの意味とビジネスでの使い方も参考になります。

整理した後の行動まで決める

ここが、私が最も大切にしたいポイントです。

例えば5W3Hを使って、次のように整理できたとします。

「来月、営業部が新商品説明会を開催する。予算は10万円で、参加予定者は30人」

これだけでも、計画の基本情報はかなり具体的になりました。

しかし、実際に準備を進めるには、会場の予約、参加者への案内、資料の作成などが必要です。

そこで、整理した情報をもとに次の行動を決めます。

このように、誰が何をいつまでに行うかが分かれば、仕事は動き出します。

また、会社によっては、費用の承認や契約手続きなど、別の社内ルールが必要になる場合があります。

5W2H・5W3Hで情報がそろったからといって、必要な承認を省略してよいわけではありません。

実際の支出や発注を伴う場合は、社内の決裁基準や手続きを確認してください。

5W2Hと5W3Hに関するよくある質問（FAQ）

ビジネスで5W2Hとは何ですか？

5W2Hとは、Who・What・When・Where・Why・Howに、How muchなどの定量的な観点を加えて情報を整理する方法です。

ビジネスでは、上司からの指示確認、報告、企画、予算の検討、問題の状況整理などに使えます。

一般的にはHow muchを「いくら」と説明しますが、資料によってはHow manyを含む場合もあります。

用語そのものを覚えるだけでなく、仕事に必要な情報を確認するために活用するとよいでしょう。

ビジネスで5W3Hとは何ですか？

5W3Hとは、一般的に5W1HへHow muchとHow manyを加えた8項目の情報整理方法です。

How muchでは予算や費用などの金額、How manyでは人数や個数などの数量を確認します。

例えば、イベントを開催するときに「予算はいくらか」「参加者は何人か」を別々に整理できます。

金額と数量の両方が必要な企画や販売計画、イベント運営などで使いやすい方法です。

5W2Hと5W3Hはどちらを使うべきですか？

仕事の目的に合わせて選ぶのがおすすめです。

基本情報と予算を整理すれば十分なら5W2H、予算と数量を独立して確認したいなら5W3Hが向いています。

ただし、必ずどちらかを選ばなければならないわけではありません。

簡単な連絡なら5W1Hで十分な場合もありますし、必要に応じて別の確認項目を追加しても問題ありません。

私なら、名称よりも「相手が判断するために必要な情報がそろっているか」を基準に考えます。

How muchとHow manyの違いは何ですか？

ビジネスで使う場合、How muchは金額、How manyは数量と考えると分かりやすいです。

例えば「広告予算50万円」はHow much、「販売目標1,000個」はHow manyに該当します。

ただし、5W2Hでは両方を一つのHとして扱う定義もあります。

社内資料を作るときは、必要に応じて「How much＝金額」「How many＝数量」と明記しておくと、認識のズレを防ぎやすくなります。

5W2Hや5W3Hはすべて埋める必要がありますか？

いいえ、すべての項目を無理に埋める必要はありません。

5W2H・5W3Hの目的は、仕事に必要な情報の抜け漏れを減らすことです。

例えば、会議室の変更連絡なら、変更日時や場所が分かれば十分な場合があります。

一方、設備購入や販売計画では、費用や数量まで確認する必要があるでしょう。

重要なのは、項目数ではなく、その情報で相手が判断し、次の行動に移れるかどうかです。

まとめ｜抜け漏れを防ぎ行動につなげる

5W2Hと5W3Hは、仕事に必要な情報を整理し、抜け漏れを減らすための考え方です。

5W2Hは、5W1Hの基本情報に金額などの定量的な条件を加える方法として使われます。

5W3Hは、金額と数量を別々に確認したいときに便利な方法です。

ただし、5W2HにはHow muchとHow manyの両方を扱う定義もあるため、名称だけで判断せず、実際に何を確認するのかを共有することが大切です。

仕事をしていると、「何を確認したらよいか分からない」「必要な情報を伝えたつもりなのに、聞き返されてしまう」という場面があります。

そんなとき、5W2H・5W3Hを思い出してみてください。

例えば、上司から新しい仕事を頼まれたら、まず次のことを確認します。

何のために行うのか。何を完成させるのか。誰が担当するのか。いつまでに必要なのか。

そこに必要に応じて、実施場所、方法、予算、数量を加えていけば、仕事の全体像が見えてきます。

もちろん、最初からすべての項目を完璧に整理できなくても大丈夫です。

分からないことが見つかったら、上司や関係者に確認する。それだけでも、認識のズレを減らすことにつながります。

また、5W2H・5W3Hは自分のためだけの方法ではありません。

相手が何を知りたいのか、何を判断する必要があるのかを考えることにも役立ちます。

例えば、報告するときに「担当者」「期限」「費用」「数量」「次の対応」が分かれば、相手も状況を把握しやすくなるでしょう。

私が考える仕事の情報整理とは、ただ詳しく説明することではありません。

相手に必要な情報を分かりやすく伝え、次の判断や行動につなげることです。

5W2H・5W3Hは、そのための便利な確認表だと考えています。

まずは次に上司から仕事を頼まれたとき、「目的・担当者・期限・方法・金額・数量」を確認するところから始めてみてください。

小さな確認の積み重ねが、仕事の進めやすさにつながっていくはずです。